Heizkostenabrechnung - Fristen für Vermieter

📅 Der Abrechnungszeitraum: Was ist erlaubt?

Die Heizkostenabrechnung bezieht sich stets auf einen jährlichen Abrechnungszeitraum, der nicht länger als 12 Monate sein darf (§ 556 Abs. 3 BGB). In der Regel entspricht dieser dem Kalenderjahr, kann jedoch auch abweichend festgelegt werden – etwa von Juli bis Juni. Wichtig ist, dass der Zeitraum für alle Mieter einheitlich gilt. Ein Wechsel des Abrechnungszeitraums ist nur bei berechtigtem Anlass und mit transparenter Kommunikation gegenüber den Mietern zulässig.

⏳ Frist für die Zustellung der Abrechnung

Die Heizkostenabrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter vorliegen. Beispiel: Läuft der Abrechnungszeitraum bis 31.12.2024, endet die Abrechnungsfrist am 31.12.2025. Wird diese Frist versäumt, verliert der Vermieter rechtlich den Anspruch auf Nachzahlungen – auch wenn sie inhaltlich korrekt sind. Eine fristgerechte Zustellung kann daher bares Geld bedeuten.

🛠️ Ausnahmen, Sonderfälle und häufige Irrtümer

Besondere Situationen wie Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums oder verspätete Ablesewerte führen oft zu Fehlern. Eine Zwischenabrechnung ist nicht verpflichtend, aber möglich und in der Praxis sinnvoll – etwa zur Vermeidung von Streit bei späteren Forderungen. Auch Irrtümer bei der Zustellart (z. B. kein Nachweis der Zustellung) führen zu rechtlicher Unsicherheit. Tipp: Lassen Sie die Abrechnung nachweislich und dokumentiert zustellen, z. B. per Einschreiben oder digital mit Empfangsbestätigung.

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