Nebenkostenabrechnung: So prüfen Sie die Frist und wehren Fehler ab

Nebenkostenabrechnung prüfen: Fristen, Fehler und Ihre Rechte

Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist für viele Mieter ein leidiges Thema. Oftmals ist sie kompliziert und schwer nachvollziehbar. Doch es ist wichtig, die Abrechnung genau zu prüfen, denn Fehler können teuer werden. Dieser Artikel erklärt, welche Fristen Sie beachten müssen, wie Sie Fehler erkennen und welche Rechte Sie als Mieter haben.

Die Zwölf-Monats-Frist für Vermieter

Ein wichtiger Aspekt bei der Nebenkostenabrechnung ist die Frist, innerhalb derer der Vermieter die Abrechnung erstellen und Ihnen zukommen lassen muss. Laut Gesetz hat der Vermieter dafür zwölf Monate Zeit, beginnend mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Der Abrechnungszeitraum ist meistens das Kalenderjahr, kann aber auch davon abweichen. Entscheidend ist, dass die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende dieses Zeitraums bei Ihnen eingehen muss. Versäumt der Vermieter diese Frist, ist die Abrechnung in der Regel unwirksam, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Das bedeutet, dass Sie die Nachzahlung nicht leisten müssen. Es gibt jedoch Ausnahmen, beispielsweise wenn der Vermieter die Verspätung aufgrund von Lieferschwierigkeiten von Rechnungen oder ähnlichem nicht verschuldet hat.

Die Einwendungsfrist für Mieter

Nachdem Sie die Nebenkostenabrechnung erhalten haben, beginnt für Sie als Mieter die Einwendungsfrist. Diese beträgt in der Regel zwölf Monate ab dem Zeitpunkt, an dem Ihnen die Abrechnung zugegangen ist. Innerhalb dieser Frist haben Sie das Recht, die Abrechnung zu prüfen und Einwendungen gegen Fehler oder Unklarheiten zu erheben. Es ist ratsam, Ihre Einwendungen schriftlich und am besten per Einschreiben mit Rückschein an den Vermieter zu senden, um einen Nachweis zu haben. Nach Ablauf der Einwendungsfrist können Sie Fehler in der Abrechnung in der Regel nicht mehr geltend machen, es sei denn, es handelt sich um offensichtliche Fehler oder um solche, die der Vermieter arglistig verschwiegen hat.

Typische Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Um Fehler in der Nebenkostenabrechnung zu erkennen, ist es wichtig, die einzelnen Positionen genau zu prüfen. Häufige Fehlerquellen sind:

• Falsche Berechnung des Verteilerschlüssels: Die Nebenkosten müssen gemäß den vereinbarten Verteilerschlüsseln auf die einzelnen Mietparteien umgelegt werden. Häufige Verteilerschlüssel sind die Wohnfläche oder die Anzahl der Personen im Haushalt. Überprüfen Sie, ob die angewandten Verteilerschlüssel korrekt sind und ob Ihre Wohnfläche richtig angegeben ist.
• Nicht umlagefähige Kosten: Nicht alle Kosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Kosten für Reparaturen, Instandhaltung oder die Verwaltung des Hauses sind beispielsweise nicht umlagefähig. Achten Sie darauf, dass nur die im Mietvertrag vereinbarten und gesetzlich zulässigen Nebenkosten abgerechnet werden.
• Fehlerhafte Rechnungen: Überprüfen Sie, ob die in der Abrechnung aufgeführten Rechnungen plausibel sind und ob die Beträge mit den tatsächlichen Kosten übereinstimmen. Fordern Sie gegebenenfalls Kopien der Rechnungen beim Vermieter an, um die Abrechnung besser nachvollziehen zu können.
• Leerstand: Kosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf die anderen Mieter umgelegt werden. Achten Sie darauf, dass die Kosten entsprechend angepasst werden, wenn Wohnungen im Haus leer stehen.
• Doppelte Abrechnung: Manchmal werden Kosten doppelt abgerechnet, beispielsweise wenn eine Position sowohl unter den Heizkosten als auch unter den sonstigen Nebenkosten aufgeführt wird.

Das Recht auf Einsicht in die Belege

Als Mieter haben Sie das Recht, die Originalbelege zur Nebenkostenabrechnung einzusehen. Dieses Recht ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) verankert. Der Vermieter ist verpflichtet, Ihnen die Einsicht in die Belege zu ermöglichen, damit Sie die Abrechnung überprüfen können. Die Einsichtnahme muss in der Regel während der üblichen Geschäftszeiten des Vermieters oder der Hausverwaltung erfolgen. Sie können die Belege vor Ort einsehen und sich Notizen machen oder Kopien anfertigen. Die Kosten für die Kopien müssen Sie in der Regel selbst tragen. Verweigert der Vermieter die Einsicht in die Belege, können Sie die Nachzahlung verweigern, bis Ihnen die Einsicht gewährt wird.

Was tun bei Fehlern in der Abrechnung?

Wenn Sie Fehler in der Nebenkostenabrechnung entdecken, sollten Sie diese dem Vermieter schriftlich mitteilen und um Korrektur bitten. Geben Sie dabei genau an, welche Positionen Sie beanstanden und warum. Fügen Sie gegebenenfalls Kopien von Belegen oder andere Nachweise bei, die Ihre Einwendungen untermauern. Setzen Sie dem Vermieter eine angemessene Frist zur Korrektur der Abrechnung. Bleibt der Vermieter untätig oder weist er Ihre Einwendungen zurück, können Sie sich an einen Mieterverein oder einen Rechtsanwalt wenden. Diese können Ihnen bei der Durchsetzung Ihrer Rechte helfen und Sie gegebenenfalls vor Gericht vertreten.

Sonderfall: Heizkostenabrechnung

Die Heizkostenabrechnung ist ein besonderer Teil der Nebenkostenabrechnung. Hier gelten spezielle Regelungen, insbesondere im Hinblick auf die verbrauchsabhängige Abrechnung. Der Vermieter ist verpflichtet, mindestens 50 Prozent der Heizkosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Das bedeutet, dass Ihr individueller Heizverbrauch erfasst und bei der Abrechnung berücksichtigt werden muss. Überprüfen Sie, ob die Verbrauchswerte plausibel sind und ob die Heizkostenverteilung korrekt erfolgt ist. Bei Unklarheiten können Sie den Vermieter auffordern, Ihnen die Messprotokolle der Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler vorzulegen.

Tipps für die Prüfung der Nebenkostenabrechnung

• Nehmen Sie sich Zeit: Die Prüfung der Nebenkostenabrechnung erfordert Zeit und Sorgfalt. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die einzelnen Positionen genau zu prüfen.
• Vergleichen Sie: Vergleichen Sie die aktuelle Abrechnung mit den Vorjahresabrechnungen. Fallen Ihnen ungewöhnliche Abweichungen auf, sollten Sie diese hinterfragen.
• Nutzen Sie Hilfsmittel: Es gibt zahlreiche Online-Rechner und Checklisten, die Ihnen bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung helfen können. Nutzen Sie diese Hilfsmittel, um Fehler zu erkennen.
• Holen Sie sich Hilfe: Wenn Sie sich unsicher sind oder die Abrechnung nicht verstehen, scheuen Sie sich nicht, Hilfe in Anspruch zu nehmen. Mietervereine und Rechtsanwälte bieten eine kompetente Beratung an.

Indem Sie Ihre Nebenkostenabrechnung sorgfältig prüfen und Ihre Rechte als Mieter kennen, können Sie sicherstellen, dass Sie nicht zu viel bezahlen und ungerechtfertigte Forderungen abwehren.